Tietosuojaseloste

Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Mieskuoro Laulun Ystävät ry

Yhteystiedot:
Puutarhakatu 12
20100 Turku

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Sami Mertsalo
+358 40 536 8972
sami.mertsalo@gmail.com

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Yhdistyksen puheenjohtaja

Jukka Laiterä
+358 40 052 3173
puheenjohtaja@laulunystavat.fi

2. Rekisteröidyt

Yhdistyksen jäsenet ja uutiskirjeen tilanneet ns. ”fanit”.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

  • henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsenyyden perusteella  
  • henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat: 

  • jäsenyyden hoitaminen
  • palveluistamme kertominen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • nimi
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • syntymäaika (ikäjakautuman tilastointi, syntymäpäivät)
  • liittymisvuosi
  • huomionosoitukset ja ansiomerkit


Ystävät ja yhteistyökumppanit

  • nimi
  • sähköpostiosoite

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseensihteeri@laulunystavat.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsentiedot tallennetaan sovellukselle, jonka palvelimien sijainnista ei ole tarkkaa tietoa. Sovellusta ylläpitävä yhtiö on USA:ssa. Samoin uutiskirjesovellus MailChimp. Molemmat ilmoittavat olevansa ”GDPR Friendly Tools”.

Yksityisesti ylläpidetyt jäsentiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • jäseneltä itseltään hänen liittyessään kuoroon
  • jäsenyyden kestäessä päivitetään huomionosoitukset yms.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jos ette luovuta tietoja:

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin yhdistyksen ulkopuolelle. 

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

  • MailChimp-uutiskirjesovellus
  • AirTable-tietokantasovellus
  • Ticketmaster- verkkokauppa
  • Google for Non Profit -asiakirjahallinta

8. Käsittelyn kesto

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa sekä tilastointitarkoituksessa sen jälkeenkin. Jäsenellä on mahdollisuus pyytää tietojen anonymisointia.
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelevät Mieskuoro Laulun Ystävien hallinnosta vastaavat vapaaehtoistyöntekijät.  

Kirjanpitoainestoja käsittelee tilitoimisto Rantalainen.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Jäsenrekisteritietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Kirjanpitosovellus,

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.